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Service logistique au camp Pendleton

De 2015 à 2016, Telaeris a signé un contrat de service avec Camp de base du Corps des Marines Pendleton aider les Marines à étiqueter les actifs 30000 Base Property (BP).

Cet article de blog traite des détails techniques du travail réel qui a été sous-traité et de la manière dont Telaeris a amélioré la vitesse d'exécution du travail. Pour un article de haut niveau plus divertissant, veuillez lire notre article de blog.

 

Le Corps des Marines devait assurer la responsabilité de l'inventaire et la visibilité des biens conformément aux lois et règlements du ministère de la Défense (DoD) pour la gestion des ressources. Cela exigeait de travailler avec leur système comptable des biens immobiliers (APSR), le système de responsabilisation des biens de la défense (DPAS).

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À l’arrivée de Telaeris, le processus d’inventaire nécessitait beaucoup de travail manuel et de temps. Telaeris a obtenu un contrat d’un an dans le seul but d’ajouter de l’effectif à l’équipe de Marines qui parcourait actuellement la base, région par région, pour trouver et marquer tous les actifs qu’ils pouvaient trouver. L'ensemble du processus devait prendre des années 2-3, et notre contrat comportait des options pour ce renouvellement.

La raison pour laquelle Telaeris a soumissionné pour cet appel d'offres était parce que nous pensions que notre orientation technologique permettrait à notre équipe d'identifier les moyens d'améliorer le processus. Après tout, avec notre produit XPressTools, nous assurons la gestion des actifs depuis des années. Mais il nous fallait d’abord comprendre le processus et les défis actuels.

Biens marqués

Les actifs d'une base du Corps des Marines sont variés, nombreux et largement répartis. Certains des actifs que nous avons été chargés de trouver étaient:

  • Ordinateurs / ordinateurs portables
  • Copieurs
  • Imprimantes
  • Téléviseurs
  • Électroménager
  • Bandes annonces
  • Tondeuses à gazon
  • Véhicules
  • Armes historiques

Les listes de ces actifs devaient être imprimées site par site à partir de DPAS. Ces listes peuvent aller de 40 à plus de 1000 actifs par site. L'équipe Telaeris travaillant avec les Marines avait alors besoin d'identifier physiquement et d'étiqueter tous les actifs avec les étiquettes BP actuelles. Et lorsque le site était terminé, un rapport sur les actifs de conservation (CAR) devait être rempli. Sur le RAC, nous devions identifier quels articles avaient été réétiquetés et si des biens manquants étaient signalés. Les actifs cassés ou inutilisés ont été transformés en BP avec des documents appropriés pour le bureau de réutilisation et de marketing de la défense (DRMO).

Processus de la propriété de base

C’est l’approche standard utilisée pour vérifier l’inventaire de base:

  • Les équipes 4 de 2 se partagent la charge de travail chez BP. Chacun a plusieurs comptes de voiture. BP enverrait une copie du DAC à l'unité / à la division et l'officier chargé des rapports suivrait chaque actif et son emplacement. Ensuite, cette unité prendrait des dispositions avec BP pour sortir et étiqueter / étiqueter leurs actifs.
  • BP préimprimerait les étiquettes identifiées sur le RAC de l'unité la nuit précédant la visite du site. Leurs étiquettes autocollantes jaunes pré-imprimées sont venues sur une bande de papier perforé. Encore une fois, étant donné que le nombre de CAR peut aller de 40 –1000 + Assets, cela équivaudrait à une bande d’étiquettes autocollantes 40 - 1000 +.
  • Au niveau de l'unité, un actif serait localisé et le numéro de série lu à haute voix. Ensuite, les assistants parcourent la bande d'étiquettes, trouvent l'étiquette correspondante et la collent sur le dessus ou le devant de la ressource. Cela a achevé le processus de «balisage» et de comptabilisation des actifs.
Tags utilisés pour les services de support d'entrepôt avant la mise en œuvre du nouveau système
Bandes d'étiquettes utilisées pour les actifs marins

Complications

Il y avait beaucoup de complications à ce processus.

Erreur humaine / machine

Les plus simples étaient basés sur une erreur humaine - où la mauvaise liste pouvait être imprimée pour le site visité. Malheureusement, étant donné que la base était si grande, cela pourrait perdre des heures à une grande équipe en termes de déplacement sur le site et de retour pour de nouvelles étiquettes.

De plus, si l’imprimante d’étiquettes industrielle était en panne, cela aurait pour effet de bloquer l’équipe d’actifs jusqu’à ce qu’elle puisse être réparée.

Tous les actifs n'étaient pas visibles et / ou facilement accessibles

Les ordinateurs portables, la plupart du temps, étaient avec leur utilisateur, ce qui signifiait qu'ils n'étaient peut-être pas sur le site. Les tours informatiques étaient cachées sous, derrière ou sur le côté d'un bureau. Des copieurs / imprimantes étaient parfois installés dans un espace pratique, au-dessus d’un bureau ou derrière une porte. Avec ces actifs, le problème était simplement de trouver les actifs, puis de localiser le numéro de série.

Les télévisions constituaient l'un des défis les plus chronophages. Celles-ci étaient pour la plupart fixées au mur sans bras oscillant. Pour lire le numéro de série, les téléviseurs devaient être démontés du mur, puis remis en place. Les appareils devaient également être physiquement déplacés pour lire les numéros de série à l'arrière.

Impression fanée

Sur les tondeuses à gazon et les véhicules, leurs numéros de série ont été exposés aux éléments et étaient souvent illisibles.

Biens non sur la RCA mais utilisés par l'unité

Plusieurs fois, les sites seraient en possession d'actifs qui ont été cédés ailleurs. Le personnel de BP notait, notait le numéro de série, l'identifiant de l'actif, la nomenclature et l'emplacement. L'équipe des propriétés de base reprendrait ces informations au bureau et les ajouterait officiellement à la CAR, puis les renverrait avec une étiquette imprimée pour baliser Asset. Ce voyage supplémentaire peut prendre 2-3 heures au total.

Processus de Telaeris

Telaeris a été embauché spécialement pour fournir de la main-d'œuvre afin d'aider les Marines de BP à inventorier tous les comptes de la RCA. Pendant les trois premiers mois, notre équipe sur place a appris le processus du Corps des Marines et a parlé avec les Marines sur le terrain pour identifier ce qui fonctionnait et ce qui pourrait être amélioré.

Avec cette information sur site, les ingénieurs de Telaeris, de retour à notre bureau principal, ont commencé à mettre en place un système entièrement nouveau pour accélérer le processus d’étiquetage des actifs. Nous avons réalisé que notre système ne pouvait pas interagir directement avec les systèmes informatiques du gouvernement, mais le résultat devait être conforme à tous les règlements.

Nous avons été avertis à maintes reprises que les efforts d'ingénierie et les coûts d'équipement ne pouvaient être refacturés au gouvernement. De plus, cet effort ne pourrait pas affecter notre travail sur site. Heureusement, comme nous avions déjà construit des applications d'inventaire commercial, la plupart de l'application a été construite rapidement à partir de pièces existantes.

Entrez XPressLabel

Pour répondre à ces exigences, nous avons construit un système appelé XPressLabel. Il se composait de:

  • Application écrite personnalisée
  • Microsoft Surface Tablet
  • Imprimante d'étiquettes sans fil
  • Scanner de code à barres câblé
  • Scanner de code à barres sans fil

Nous avons testé le système au bureau et, lorsque nous étions sûrs qu'il était prêt, nous l'avons présenté à notre responsable de programme. Il a été tellement impressionné qu'il a approuvé notre équipe en utilisant le système pour accélérer le processus d'étiquetage des actifs.

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Système XPressLabel en action

Processus de service logistique Telaeris

Après avoir introduit le système XPressLabel, le processus et le programme fonctionnaient comme suit:

  • Le ROC de l'unité a été téléchargé sur tablette. La liste de la CAR était visible et consultable afin d’être précise, efficace et de consulter le rapport mis à jour au fil de la journée.
  • À l'unité, nous avons localisé l'actif, scanné le code à barres de l'ID de l'actif à l'aide du scanner de codes à barres câblé ou sans fil.
  • Le programme XPressLabel a confirmé que l’actif était en RCA.
  • Lorsque l'opérateur a confirmé l'actif, il appuie sur le bouton d'impression qui lance l'impression à partir de l'imprimante sans fil portable.
  • Pour les numéros d’identification d’objets difficiles à atteindre et illisibles, les scanners peuvent lire les codes à barres jusqu’à 2.
  • Si seul un numéro d'identification d'actif partiel était visible, le programme peut rechercher dans la CAR et filtrer vers le bas pour déterminer s'il se trouve ou non dans la CAR.
  • Lorsque des éléments d'actif non comptabilisés ont été trouvés, le programme a permis d'ajouter un élément d'actif à une RAC, d'imprimer une étiquette et de marquer immédiatement l'élément.

Tous ces éléments ont permis de gagner beaucoup de temps. Plus important encore, il a réduit le nombre de personnes nécessaires à l'inventaire d'un site de 6-10 à 1-2. De même, le temps a considérablement diminué.

Tags utilisés pour les services de support d'entrepôt après la mise en place d'un nouveau système
Tags individuels imprimés à partir d'une imprimante sans fil

Avant et après l'utilisation du service logistique de Telaeris

Le tableau ci-dessous montre le gain de temps après la mise en œuvre et l'utilisation du service logistique de Telaeris.

 Description de l'activité Avant  Après Économie de temps # Par région Min enregistré
 Préparation des étiquettes et du matériel  30 min 15 min 15 min 1 15
 Comptabilisation d'un élément de la liste DPAS

 4 min

Localisation et vérification manuelles de l'identifiant de l'élément

 <1 min

Code-barres scanné et le système vérifie l'identifiant

 3 min 500 1500
 Articles d'étiquetage

 4 min

Parcourir les feuilles d'étiquettes

<1 min

Imprimez l'étiquette sur place avec une imprimante mobile 

 3 min 500 1500
 Procédure d'élément manquant

 180 min

Marquer l'élément sur la liste pour mettre à jour plus tard

 5 min

Le système génère un rapport sur les éléments trouvés et manquants

 175 min 10 1750
 Vérification de la liste

 120 min

Parcourir manuellement la liste papier

 30 min

Vérifié électroniquement

 90 min 1 90
 Publier un rapport

 30 min

Entrer manuellement le rapport

 15 min

Exporter et importer des données

 15 min 1 15

Résultats du service logistique de Telaeris

Le service de Telaeris a amélioré le processus d'inventaire de Base Property avec efficacité et responsabilité. Nous avons atteint cet objectif en éliminant les étiquettes imprimées inutiles pour les actifs retirés de la RCA ou destinés à la DRMO. De plus, en ayant la possibilité d'ajouter un actif non comptabilisé sur place, nous avons pu gagner du temps. Notre service a conservé une version électronique de la CAR avec chaque élément ajouté, une étiquette imprimée et non imprimée. Mieux encore, à la fin de la journée, un e-mail contenant un rapport sur les dernières mises à jour du RAC a été envoyé à l’équipe des biens de la base et à l’OI / division appropriés, afin que l’équipe dispose d’informations précises.

Plus important encore, notre système a permis d’achever le processus en un peu plus d’une année 1. Telaeris a peut-être perdu deux ans de personnel contractuel à la base, mais c’était le bon moyen de servir notre client.

N'oubliez pas de lire notre article de blog ci-joint: L'approche du paresseux pour une efficacité 10x.

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