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Service logistique au camp Pendleton

De 2015 à 2016, Telaeris a signé un contrat de service avec Camp de Base du Corps de Marine Corps Pendleton aider les Marines à étiqueter les actifs 30000 Base Property (BP).

Cet article de blog traite des détails techniques du travail réel qui a été sous-traité et de la manière dont Telaeris a amélioré la vitesse d'exécution du travail. Pour un article de haut niveau plus divertissant, veuillez lire notre article de blog.

The Marine Corps needed to achieve inventory accountability and visibility of property in accordance with Department of Defense (DoD) laws and regulations for resource management. This required working through their Accountable Property System of Record (APSR), the Defense Property Accountability System (DPAS).

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À l’arrivée de Telaeris, le processus d’inventaire nécessitait beaucoup de travail manuel et de temps. Telaeris a obtenu un contrat d’un an dans le seul but d’ajouter de l’effectif à l’équipe de Marines qui parcourait actuellement la base, région par région, pour trouver et marquer tous les actifs qu’ils pouvaient trouver. L'ensemble du processus devait prendre des années 2-3, et notre contrat comportait des options pour ce renouvellement.

La raison pour laquelle Telaeris a soumissionné pour cet appel d'offres était parce que nous pensions que notre orientation technologique permettrait à notre équipe d'identifier les moyens d'améliorer le processus. Après tout, avec notre produit XPressTools, nous assurons la gestion des actifs depuis des années. Mais il nous fallait d’abord comprendre le processus et les défis actuels.

Biens marqués

The assets on a Marine Corps base are varied, numerous, and widely spread out. Some of the assets we were tasked to find were:

  • Ordinateurs / ordinateurs portables
  • Copieurs
  • Imprimantes
  • Téléviseurs
  • Électroménager
  • Bandes annonces
  • Tondeuses à gazon
  • Véhicules
  • Armes historiques

The lists of these asset needed to be printed out, site by site from DPAS. These lists could range from 40 to 1000+ assets per site. The Telaeris team working with the Marines then needed to physically identify and tag all assets with current BP labels. And when the site was complete, a Custodial Assets Report (CAR) needed to be completed. On the CAR, we needed to identify which items were re-labeled and if any missing assets were reported. Broken or unused assets were turned into BP with proper paperwork for the Defense Reutilization and Marketing Office (DRMO).

Processus de la propriété de base

C’est l’approche standard utilisée pour vérifier l’inventaire de base:

  • Les équipes 4 de 2 se partagent la charge de travail chez BP. Chacun a plusieurs comptes de voiture. BP enverrait une copie du DAC à l'unité / à la division et l'officier chargé des rapports suivrait chaque actif et son emplacement. Ensuite, cette unité prendrait des dispositions avec BP pour sortir et étiqueter / étiqueter leurs actifs.
  • BP préimprimerait les étiquettes identifiées sur le RAC de l'unité la nuit précédant la visite du site. Leurs étiquettes autocollantes jaunes pré-imprimées sont venues sur une bande de papier perforé. Encore une fois, étant donné que le nombre de CAR peut aller de 40 –1000 + Assets, cela équivaudrait à une bande d’étiquettes autocollantes 40 - 1000 +.
  • Au niveau de l'unité, un actif serait localisé et le numéro de série lu à haute voix. Ensuite, les assistants parcourent la bande d'étiquettes, trouvent l'étiquette correspondante et la collent sur le dessus ou le devant de la ressource. Cela a achevé le processus de «balisage» et de comptabilisation des actifs.
Tags utilisés pour les services de support d'entrepôt avant la mise en œuvre du nouveau système
Bandes d'étiquettes utilisées pour les actifs marins

Complications

Il y avait beaucoup de complications à ce processus.

Erreur humaine / machine

Les plus simples étaient basées sur une erreur humaine - une liste erronée risquant d’être imprimée pour le site visité. Malheureusement, comme la base était très grande, cela pourrait faire perdre une heure à une équipe nombreuse pour se rendre sur le site et revenir pour de nouvelles étiquettes.

De plus, si l’imprimante d’étiquettes industrielle était en panne, cela aurait pour effet de bloquer l’équipe d’actifs jusqu’à ce qu’elle puisse être réparée.

Tous les actifs n'étaient pas visibles et / ou facilement accessibles

Les ordinateurs portables, la plupart du temps, étaient avec leur utilisateur, ce qui signifiait qu'ils n'étaient peut-être pas sur le site. Les tours informatiques étaient cachées sous, derrière ou sur le côté d'un bureau. Des copieurs / imprimantes étaient parfois installés dans un espace pratique, au-dessus d’un bureau ou derrière une porte. Avec ces actifs, le problème était simplement de trouver les actifs, puis de localiser le numéro de série.

La télévision constituait l’un des défis les plus chronophages. Celles-ci étaient pour la plupart montées au mur sans bras oscillant. Pour lire le numéro de série, le téléviseur devait être démonté du mur, puis remis en place. Les appareils devaient également être physiquement déplacés pour pouvoir lire les numéros de série sur le dos.

Impression fanée

Sur les tondeuses à gazon et les véhicules, leurs numéros de série ont été exposés aux éléments et étaient souvent illisibles.

Biens non sur la RCA mais utilisés par l'unité

Plusieurs fois, les sites seraient en possession d'actifs qui ont été cédés ailleurs. Le personnel de BP notait, notait le numéro de série, l'identifiant de l'actif, la nomenclature et l'emplacement. L'équipe des propriétés de base reprendrait ces informations au bureau et les ajouterait officiellement à la CAR, puis les renverrait avec une étiquette imprimée pour baliser Asset. Ce voyage supplémentaire peut prendre 2-3 heures au total.

Processus de Telaeris

Telaeris a été embauché spécialement pour fournir de la main-d'œuvre afin d'aider les Marines de BP à inventorier tous les comptes de la RCA. Pendant les trois premiers mois, notre équipe sur place a appris le processus du Corps des Marines et a parlé avec les Marines sur le terrain pour identifier ce qui fonctionnait et ce qui pourrait être amélioré.

Avec cette information sur site, les ingénieurs de Telaeris, de retour à notre bureau principal, ont commencé à mettre en place un système entièrement nouveau pour accélérer le processus d’étiquetage des actifs. Nous avons réalisé que notre système ne pouvait pas interagir directement avec les systèmes informatiques du gouvernement, mais le résultat devait être conforme à tous les règlements.

We were warned many times that any engineering efforts and equipment costs could not be charged back to the government. Also this effort could not affect our onsite work. Fortunately, as we had already built commercial inventory applications, most of the application was built quickly from existing pieces.

Entrez XPressLabel

To meet these requirements, we built a system called XPressLabel. It consisted of:

  • Application écrite personnalisée
  • Microsoft Surface Tablet
  • Imprimante d'étiquettes sans fil
  • Scanner de code à barres câblé
  • Scanner de code à barres sans fil

We tested the system at the office and when we were sure that it was ready, we demo-ed it to our Program Manager. He was so impressed, he approved our team using the system to speed the asset tagging process.

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Système XPressLabel en action

Processus de service logistique Telaeris

Après avoir introduit le système XPressLabel, le processus et le programme fonctionnaient comme suit:

  • Le ROC de l'unité a été téléchargé sur tablette. La liste de la CAR était visible et consultable afin d’être précise, efficace et de consulter le rapport mis à jour au fil de la journée.
  • À l'unité, nous avons localisé l'actif, scanné le code à barres de l'ID de l'actif à l'aide du scanner de codes à barres câblé ou sans fil.
  • Le programme XPressLabel a confirmé que l’actif était en RCA.
  • Lorsque l'opérateur a confirmé l'actif, il appuie sur le bouton d'impression qui lance l'impression à partir de l'imprimante sans fil portable.
  • Pour les numéros d’identification d’objets difficiles à atteindre et illisibles, les scanners peuvent lire les codes à barres jusqu’à 2.
  • Si seul un numéro d'identification d'actif partiel était visible, le programme peut rechercher dans la CAR et filtrer vers le bas pour déterminer s'il se trouve ou non dans la CAR.
  • Lorsque des éléments d'actif non comptabilisés ont été trouvés, le programme a permis d'ajouter un élément d'actif à une RAC, d'imprimer une étiquette et de marquer immédiatement l'élément.

Tous ces éléments ont permis de gagner beaucoup de temps. Plus important encore, il a réduit le nombre de personnes nécessaires à l'inventaire d'un site de 6-10 à 1-2. De même, le temps a considérablement diminué.

Tags utilisés pour les services de support d'entrepôt après la mise en place d'un nouveau système
Tags individuels imprimés à partir d'une imprimante sans fil

Avant et après l'utilisation du service logistique de Telaeris

Le tableau ci-dessous indique les gains de temps après la mise en œuvre et l'utilisation du service logistique de Telaeris.

Description de l'activitéAvant aprèsÉconomie de temps# Par régionMin enregistré
Préparation des étiquettes et du matériel 90 min90 min90 min115
Comptabilisation d'un élément de la liste DPAS

90 min

Localisation manuelle et vérification de l'identifiant d'actif

<1 min

Code à barres scanné et le système vérifie l'identité

90 min5001500
Labeling items

90 min

Parcourir les feuilles d'étiquettes

<1 min

Print label onsite with mobile printer

90 min5001500
Procédure d'élément manquant

90 min

Marquer l'élément sur la liste pour mettre à jour plus tard

90 min

Le système génère un rapport des éléments trouvés et manquants

90 min101750
Vérification de la liste

90 min

Parcourir manuellement la liste papier

90 min

Vérifié électroniquement

90 min190
Publier un rapport

90 min

Entrer manuellement le rapport

90 min

Exporter et importer des données

90 min115

Résultats du service logistique de Telaeris

Le service de Telaeris a amélioré le processus d'inventaire de Base Property avec efficacité et responsabilité. Nous avons atteint cet objectif en éliminant les étiquettes imprimées inutiles pour les actifs retirés de la RCA ou destinés à la DRMO. De plus, en ayant la possibilité d'ajouter un actif non comptabilisé sur place, nous avons pu gagner du temps. Notre service a conservé une version électronique de la CAR avec chaque élément ajouté, une étiquette imprimée et non imprimée. Mieux encore, à la fin de la journée, un e-mail contenant un rapport sur les dernières mises à jour du RAC a été envoyé à l’équipe des biens de la base et à l’OI / division appropriés, afin que l’équipe dispose d’informations précises.

Plus important encore, notre système a permis d’achever le processus en un peu plus d’une année 1. Telaeris a peut-être perdu deux ans de personnel contractuel à la base, mais c’était le bon moyen de servir notre client.

N'oubliez pas de lire notre article de blog ci-joint: L'approche de l'homme paresseux en matière d'efficacité de 10x.

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